Client: “Saya baru direkrut bekerja di sebuah perusahaan, karena keahlian saya untuk mengatasi tantangan-tantangan bisnis dan pasar saat ini. Tetapi saya merasa frustrasi. Ada banyak hal yang ingin saya lakukan, tetapi selalu terhambat oleh divisi lain yang tidak mendukung. Saya mulai berpikir untuk keluar dari perusahaan karena merasa mereka tidak siap menerima ide-ide baru. Saya bahkan merasakan adanya persaingan internal antarbagian, termasuk dengan saya.”
Kolaborasi dibutuhkan oleh semua orang dan merupakan komponen esensial dalam menjalankan suatu organisasi, baik komersial maupun sosial. Kolaborasi adalah faktor penentu kesuksesan secara menyeluruh yang mengubah kompetisi yang saling mematikan menjadi keuntungan kompetitif untuk tetap eksis dan maju bersama. Pemilik usaha, manager atau pekerja, sangat perlu memahami pentingnya kolaborasi, serta menyadari elemen-elemen dalam lingkungan kerja yang kolaboratif. Mereka juga harus memiliki kemampuan untuk mendorong kolaborasi demi mencapai berbagai tujuan dan target organisasi.
Kolaborasi seringkali disama artikan dengan kerja sama. Bila dicermati, kerja sama adalah sekelompok orang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang sama. Meskipun mirip, kolaborasi memiliki makna yang lebih luas daripada kerja sama. Dalam kolaborasi, orang berbagi ilmu, keterampilan, keahlian, dan pengalaman untuk memaksimalkan kesempatan mencapai sukses. Kolaborasi melibatkan pengambilan keputusan oleh sekelompok orang sebagai suatu unit, juga untuk menyepakati proses dan implementasinya dengan cara terbaik.
Contoh kolaborasi adalah saat tim teknisi bekerja sama dengan tim pemasaran dalam mendesain suatu produk untuk meningkatkan fitur bagi konsumen. Kolaborasi tersebut akan memberi peluang besar bagi tercapainya tujuan bisnis sebagai produsen terbaik, dan juga memberi peluang kepada tiap tim untuk mencapai tujuannya masing-masing.
Kolaborasi dapat menjadi kontributor penting untuk hasil kerja yang lebih baik, teamwork yang lebih solid serta kesuksesan bisnis yang lebih besar. Beberapa keuntungan yang didapat dengan kolaborasi adalah meningkatkan:
Proses Kerja (Workflow Process) melalui inovasi. Kolaborasi mendorong inovasi, baik untuk menciptakan sesuatu yang baru atau mencari solusi bagi suatu masalah. Bila sekumpulan orang yang mempunyai pengalaman berbeda bekerja sama dalam lingkungan yang kolaboratif, mereka akan memiliki peluang untuk menciptakan sesuatu yang luar biasa. Karena setiap orang dengan keahlian berbeda akan berusaha saling melengkapi. Bila muncul masalah, rekan kerja yang mempunyai ilmu, pengalaman dan keterampilan berbeda akan menggabungkan keahlian masing-masing untuk mengembangkan solusi. Solusi yang dihasilkan akan lebih kreatif dan efektif karena tim dapat melihat problem dari berbagai sudut pandang sehingga tidak ada lagi titik yang tidak terlihat (blind spot).
Hubungan antar Tim (Team Relationships) melalui komunikasi dan kebersamaan. Lingkungan yang kolaboratif akan membangun komunikasi yang lebih baik. Untuk dapat bekerja sama dengan baik, tim akan mencari cara untuk berkomunikasi sehingga berpeluang menjadi cara komunikasi baru yang lebih efektif dan menguntungkan organisasi dalam waktu panjang. Dengan banyaknya waktu yang dihabiskan bersama, tim akan lebih saling mengenal dan akrab sehingga mengurangi silo dan menciptakan budaya organisasi yang sehat dan lebih memuaskan bagi tiap orang.
Peningkatan Kompetensi (Boost Knowledge), melalui berbagi ilmu dan keahlian. Kolaborasi menciptakan peluang besar untuk saling transfer ilmu dan mengembangkan keterampilan.
Produktifitas dan efisiensi (Productivity dan Efficiency). Dalam kolaborasi, tiap orang akan merasa menjadi bagian dari tim yang akan menjaga mereka tetap update dengan perkembangan terkini, sejalan dan selaras dalam tiap keputusan dan tindakan, serta terhubung dengan sesama anggota tim. Hal tersebut membangun rasa aman dukungan yang meningkatkan spirit kerja sehingga menghasikan produktifitas dan tingkat retensi yang tinggi.
Adakalanya kolaborasi dimaknai juga dengan “kerja sama terorganisir”, walaupun kolaborasi dapat terjadi antara tim atau individu. Hampir seluruh organisasi memiliki aspek kolaborasi dalam menjalankan operasionalnya. Kebutuhan untuk kolaborasi sudah menjadi sesuatu yang sangat mendasar sehingga seringkali orang tidak sadar bahwa mereka sebenarnya sedang melakukan kolaborasi.
Namun, kolaborasi yang efektif sangat penting untuk mencapai hasil yang lebih besar dan bermakna yang memberi kepuasan bagi semua pihak yang terlibat. Kolaborasi yang efektif harus dibangun dengan sadar, sehingga rasa frustrasi yang timbul karena tidak adanya dukungan dalam bekerja dapat dihindari.. Lalu bagaimana melakukan kolaborasi yang paling efektif di zaman penuh tantangan ini? Apa rahasia sukses sebuah kolaborasi yang dapat mengubah kompetisi tidak sehat menjadi keunggulan kompetitif untuk tumbuh kembang bersama yang berkesinambungan?
Untuk mendorong kolaborasi efektif dibutuhkan beberapa elemen kunci yang mencakup kemauan, kemampuan dan lingkungan (will – skill – environment) seperti dijabarkan berikut ini:
Satu, adanya mindset kolaborasi, yaitu belief akan pentingnya kolaborasi. Beberapa hal yang dapat mendorong terbentuknya mindset ini adalah adanya tujuan besar (purpose) yang hanya dapat dicapai dengan melakukan kolaborasi, dan besarnya resiko (high risk) yang akan dihadapi bila tidak melakukan kolaborasi. Kedua hal ini merupakan faktor pendorong (compelling reason) untuk melakukan kolaborasi.
Dalam organisasi, pimpinan tertinggi harus mampu memberikan alasan solid kepada semua staff untuk melakukan kolaborasi tersebut. Hal tersebut umumnya dibentuk melalui pengalaman, tindakan dan interaksi yang menginspirasi untuk mencapai hal-hal besar untuk keuntungan bersama. Pimpinan organisasi harus dapat menjadi role model dalam membangun visi, berkomunikasi dan bertindak untuk mendorong kolaborasi di seluruh elemen organisasi.
Dua, adanya lingkungan kolaboratif (Collaborative environment) yang diciptakan dan dipelihara untuk mendorong kolaborasi. Organisasi mempunyai standar minimal untuk kolaborasi, sehingga setiap orang dapat melakukannya, merasa diterima dan dapat berkontribusi tanpa rasa takut.
Banyak organisasi yang kesulitan menciptakan lingkungan kolaboratif ini, karena tidak mudah untuk dicapai. Beberapa hal mendasar yang dapat dilakukan adalah:
- Top management harus leading by example dengan menjadi bagian dari kolaborasi.
- Adanya peraturan dan tujuan yang terdokumentasi dengan jelas untuk mengarahkan fokus kolaborasi pada area yang relevan dan mencegah kekacauan karena ketidakjelasan arah.
- Reward untuk individu akan lebih sulit menghasilkan kolaborasi. Sebaliknya, reward dan insentif untuk pencapaian group akan lebih berhasil.
Tiga, adanya kemampuan kolaborasi dan kemampuan untuk mendorong (collaboration skills) kolaborasi. Beberapa kompetensi kunci dalam kolaborasi yang perlu dimiliki tiap individu adalah:
- Kemampuan mendengarkan (Listening), adalah bagian dari kemampuan berkomunikasi yang paling penting yang dapat membuat orang merasa aman berbicara dan merasa diperhitungkan
- Kemampuan Fasilitasi (facilitation), adalah kemampuan menetapkan dan menyelarasakan tujuan dan aturan main (goal and rules) dalam kolaborasi, sehingga proses kerja menjadi terstruktur dan tiap individu akan tetap fokus dan berada di jalur yang benar menuju hasil yang ingin dicapai.
- Fleksibel dan adaptif (flexibility and adaptibility) untuk terus menerus menyesuaikan diri dengan keadaan dan kebutuhan tiap anggota tim.
- Pikiran Terbuka (Open Minded) adalah kemampuan menghargai ide-ide baru, saran dan masukan, pendapat dan bahkan kritik secara konstruktif.
Oleh karena itu, keterampilan kolaborasi menjadi salah satu hal terpenting yang perlu dimiliki dan diasah oleh tiap orang untuk menuju sukses. Bantuan seorang coach atau pelatihan keterampilan dasar kolaborasi merupakan langkah awal dalam melakukan dan mendorong kolaborasi efektif.
Disclaimer:
Admin berhak menghapus setiap komen yang bernuansa sensitif, seperti mengandung unsur SARA, pornografi dan sebagainya.